• Més formes de recuperar la informació

Un cop hem vist la possibilitat d'ordenar tota la informació segons els camps, ara passarem a veure com també podem recuperar només una part de la informació. Com ho farem? Doncs gràcies a les referències creuades (Crossed References).

Abans que res, però, també heu de tenir clar dues coses: primera, que els procediments que us explicaré jo els he dut a la pràctica amb una base que he creat, cosa que vol dir que vosaltres podreu dur a la pràctica aquests procediments amb les vostres. La segona és que podeu donar una ullada a les referències (Hits) sense haver de creuar-les (cal que sigueu sensibles a la diferència entre "Reference" i "Hit"). Una referència (Hit), segons el programa, és el resultat de la relació que s'estableix entre la informació que hem entrat en un dels camps disponibles a la llista i la mateixa llista. L'explicació visual és més aclaridora, ja ho veureu. Per poder visaulitzar la llista de referències, només cal que cliqueu a sobre del botó que teniu sota el menú principal.

A dalt de tot teniu a quin registre correspon la referència seleccionada. Com que érem a la S de Serra, el mateix programa ens subratlla la referència del punt on hi teniem el cusrosr de text: la S que pertany al camp "Lletra", que precisament és el primer camp del registre (First). A més a més, també podem veure la resta de referències dels altres registres. I, si seleccionem un altre camp, "Adreça", "Cognoms", "Aniversari", etc. obtindreu una llista de referències dels registres segons el camp escollit. Cal tenir en compte que l'ordre pel qual es regirà la llista serà el que havíem triat abans, és a dir, l'alfabètic.

D'aquesta manera, hem obtingut una informació puntual de tots els registres que hem creat a la nostra base de dades. Ara bé, també podem fer una recerca ben diferent: podem obtenir una informació puntual que es repeteixi només a uns registres. Per aconseguir-ho, ara passarem a creuar les referències.

El procediment, no obstant, no és el mateix que per a la recerca anterior. Parlo de "recerca" perquè és així com ho interpreta el programa. Amb aquests procediments "cerquem" informació, i és per això que sovint veureu la paraula "Search". Però anem al gra; ara la nostra recerca sorgirà d'una selecció prèvia que farem abans de creuar les referències. Comencem per una cosa ben fàcil, com ara els números de telèfon. En un principi, tots els que hi ha pertanyen a la ciutat de Barcelona, però n'hi ha que, a més a més, pertanyen al mateix districte. És el cas dels números que comencen amb l'extensió "93 542". Per creuar les referències, hem de seleccionar aquesta part del número de telèfon de qualsevol dels registres i, acte seguit, anar a la funció "View" del menú principal i triar l'opció "Cross Reference". A contincuació us apareixerà una llista de registres que contenen aquesta extensió telefònica inicial (cal tenir en compte que la que volem és la d'inici i no una extensió intermitja): 

De tot això, també cal tenir en compte la informació que ens apareix a baix: "1 Stacked" i "1st of 5". Amb això el programa ens informa que hi ha un registre "a banda" (el registre d'on hem seleccionat la informació, el qual no apareixerà a la llista) i que s'han trobat 5 registres. Aquests registres tornaran a aparéixer ordenats segons el criteri del propi programa, és a dir, desordenats. Segurament, per defecte, el programa comença la recerca en el punt des del qual es fa  la selecció i continua a partir d'allà mateix. Arribats a aquest punt, teniu l'opció de tornar a ordenar els registres o deixar-los tal i com els teniu (ja sabeu com fer-ho).

Ja per acabar, veurem per acabar la manera més fàcil de fer recerques d'informació... Agafeu la lupa!

Següent

O, si ho prefereixes,

Torna enrere

Tutorial creat per Francesc Serra i Zaragoza

Per comentaris i observacions, poseu-vos en contacte amb Lluís de Yzaguirre

Pàgina servida per